سیستم مدیریت مطب

سیستم مدیریت مطب

مدیریت هر کسب و کاری پیچیدگی های مخصوص به خود را دارد! به خصوص اگر سروکار افراد با مراجعه کنندگان باشد. این پیچیدگی درباره ی مدیریت یک مطب پزشکی حتی بیشتر هم می شود و لازم است که با سازو کار آن آشنایی داشته باشید.

سیستم مدیریت مطب می تواند آنلاین باشد یا این که از روش های سنتی و دستی استفاده شود. فرقی نمی کند که کدام روش را انتخاب می کنید! در هر صورت باید نکاتی را مدّ نظر داشته باشید که شاید در وهله ی اول ساده و آسان به نظر بیایند اما در حقیقت نیاز به دقت و توجه زیادی خواهند داشت.
به عنوان مثال ارسال فرم های نوبت گیری از مطب می تواند به نظم و سازماندهی مطب شما کمک خیلی زیادی کند.

برای این که وضعیت مطب خود را به شکل موثری سازمان دهید ، نیاز به ارزیابی و برنامه ریزی دقیقی خواهید داشت.در صورتی که نظم و ترتیب در مطب شما به هم ریخته است و آشوبی در شرایط سیستم مدیریت مطب شما به وجود آمده ، توصیه می کنیم که حتما و حتما این 5 گام اساسی را به کار بگیرید و با تمرین مداوم آن ها نظم خوبی به مطب خود بدهید

پیگیری و نظارت

اولین اولویت مهم شما این است : بهتر است در طول چند هفته، نظارت و پیگیری دقیقی بر روی سازماندهی بیماران خود داشته باشید. شما باید به خوبی بدانید که قرار است در طول روز چند بیمار را ویزیت کنید ، چقدر زمان قرار است برای هر بیمار صرف کنید ، چه تعداد از این بیماران برای بار اول است که ویزیت می شوند و کدام روزهای هفته ، محبوب ترین ایامی هستند که بیماران ویزیت اولی ، تمایل دارند در آن ها نوبت بگیرند.
این اطلاعات به شما کمک می کند تا متوجه شوید بیماران شما چه زمانی تمایل به مراجعه دارند و این که به طور میانگین برای هر بیمار با یک معضل مشخص چه مقدار زمان صرف خواهید کرد.

می توانید سیستم مدیریت مطب خود را به صورت آنلاین نگه دارید. خوشبختانه نرم افزاهای زیادی هستند که به شما کمک می کنند تا مطب خود را مدیریت کنید و زمان ورود و خروج بیماران را ثبت و ضبط نمایید!

نوبت گیری آنلاین را فراموش نکنید

در صورتی که مطب شما برای بیماران خود ، نوبت دهی آنلاین را راه اندازی کند ، مزایای زیر را برای شما و بیمار خواهد داشت :
نیاز شما به نیروی انسانی را کاهش خواهد داد
زمان انتظار بیماران در مطب را کم می کند
و بر اساس تحقیقاتی که در مجله ی ” تحقیقات اینترنتی پزشکی ” منتشر شد ، نرخ عدم مراجعه ی بیماران را کاهش خواهد داد.
بیماران شما از این که می توانند نوبت خود را به صورت آنلاین بگیرند ، بسیار خوشحال و قدر دان خواهند شد و البته مزایای این کار برای شما نیز کم نخواهد بود چرا که نیروی کاری مطب نیز از این که زمان کمتری را برای کاغذبازی صرف می کنند، راضی تر خواهند بود و بازدهی کاری آن ها بالاتر می رود.

خوشبختانه در حال حاضر به راحتی می توان وب سایت هایی را طراحی کرد که قابلیت نوبت دهی آنلاین را داشته باشند.

از تکنولوژی استفاده کنید

وظایف و کارهایی را که قرار است زمان بر باشند را اتوماتیک سازی کنید. مثل یادآوری قرار ملاقات به بیماران ، پر کردن نسخه های بیماران و پرداخت قبوض مختلف!!
یک سیستم گفتگوی آنلاین طراحی کنید تا هر کسی که در مطب شما کار می کند بتواند به راحتی با دیگر همکاران خود ارتباط برقرار کند.
همیشه یک چشمتان به تکنولوژی های جدیدی باشد که به مطب های پزشکی و کلینیک ها کمک می کنند تا نرخ عدم حضور بیماران را کاهش داده و نوبت دهی هوشمندانه تری داشته باشند.
در آخر باید به کلیه ی نیروهای انسانی مطب خود این تکنولوژی های جدید را آموزش دهید تا امور مطب به خوبی و درستی پیش برود و سیستم مدیریت مطب شما کارآمدتر باشد.

جلسات کاری مطب را به طور مداوم برگزار کنید

توصیه می کنیم که هر روز با کارکنان مطب خود راجع به نیازهای بیمارانی که قرار است آن روز به مطب مراجعه کنند ، گفتگوی موثر داشته باشید و بهترین برنامه ی مدیریت زمان و منابع را طراحی کنید.
در این جلسات کاری ،توصیه می کنیم که با توجه به سوابق بیماران ، معضلات آن ها را بررسی کرده و به دنبال راهکارهایی باشید که از بروز هرگونه مشکل جدید پیشگیری کنید.
نیازی نیست که این جلسات خیلی طولانی باشند..حتی به صورت سرپایی و دورهمی هم می توان این جلسات را برگزار کرد اما تجربه نشان داده است که برگزاری این گونه جلسات می تواند از سردرگمی و هدر رفتن زمان جلوگیری کند.

فرم های لازم را قبل از ملاقات با بیمار ، برای وی ارسال کنید.

این که منتظر بمانید تا بیمار به مطب برسد و سپس فرم های مربوطه را به وی دهید تا آن ها پر کند ، ممکن است نتیجه ی بسیار بدی داشته باشد. به خصوص اگر بیمار شما هم از آن دسته آدم های خوش قول نباشد و دیر به سر نوبت خود برسد.

قبل از این که بیمار به مطب برسد فرم های مربوطه را برای وی ارسال کنید. شاید بهترین پلتفرمی که می توانید روی آن ، این کار را انجام دهید ، همان وب سایت شما باشد. در بخشی از سیستم نوبت دهی خود ، قابلیتی فراهم کنید تا بیمار به شکل آنلاین فرم های مربوطه را پر کند. این فرم ها ، برگه هایی است که سوابق بیمار را ثبت و ضبط می کند.

با استفاده از این روش ، پرسنل شما می توانند حتی قبل از این که بیمار پایش را داخل مطب بگذارد، سوابق بیمه ای بیمار را بررسی کرده و اطلاعات خوبی راجع به بیماری وی به دست آورند.

سخن آخر

مدیریت درست و صحیح یک مطب ، رابطه ای دو گانه میان بیمار و پزشک است. بیمار به شما اعتماد می کند و برای درمان خود به شما مراجعه خواهد کرد. بهترین کاری که در قبال این اعتماد می توان انجام داد ، این است که سیستم مدیریت مطب شما هماهنگ با نیازهای بیماران باشد و به بهترین شکل ممکن خدمات خود را به آن ها ارائه کند.

مترجم و محقق : ندا ناصری

لینک مقاله